Der Kunde hat ein 47MB-PDF geschickt (Das habe ich gemacht)

Die E-Mail kam um 23 Uhr. „Hier ist die Präsentation für das Meeting morgen. Kannst du sie ins Portal hochladen?"

Das Portal hat ein Upload-Limit von 10MB. Das PDF war 47MB groß.

Ich habe das oft genug erlebt, dass ich mittlerweile ein System habe. Dauert etwa fünf Minuten.

Warum PDFs so groß werden

In neun von zehn Fällen sind es die Bilder. Jemand fügt ein 4000x3000-Foto direkt vom Handy in ein Slide-Deck ein, und PowerPoint bettet fröhlich das Original in voller Auflösung ein.

Ein 30-Folien-Deck mit 15 Fotos? Jedes Foto 3MB? Das sind 45MB allein für Bilder, noch bevor Text oder Formatierung dazukommt.

Weitere Übeltäter:

• Eingebettete Schriften (besonders wenn jede Folie eine andere Schrift verwendet)
• Vektorgrafiken, die viel komplexer sind als nötig
• Doppelte Ressourcen, die der PDF-Generator nicht dedupliziert hat

Der schnelle Fix

Wenn du einfach unter ein Größenlimit kommen musst und Druckqualität egal ist:

1. Splitte das PDF in einzelne Seiten
2. Komprimiere die Bilder auf jeder Seite
3. Füge alles wieder zusammen

Das allein reduziert die Dateigröße normalerweise um 60-70%. Die Bilder werden neu komprimiert, und doppelte Ressourcen werden beim Zusammenfügen bereinigt.

Wenn du die Qualität behalten musst

Manchmal bedeutet „mach es kleiner" auch „mach es kleiner, aber ruinier nicht die Fotos, weil wir das auf einem 2-Meter-Banner drucken".

Fair enough. In dem Fall:

Prüfe die Zielauflösung. Ein PDF nur für die Bildschirmanzeige braucht 72-150 DPI. Für Druck braucht man 300 DPI. Wenn deine Bilder bei einer Bildschirmpräsentation 600 DPI haben, speicherst du 4x mehr Daten als nötig.

Entferne Seiten, die du nicht brauchst. Das 47MB-Deck hatte 8 Anhang-Folien, die sich niemand anschauen würde. Das Entfernen drückte die Datei auf 32MB, bevor überhaupt komprimiert wurde.

Transparenz reduzieren. Komplexe, geschichtete Grafiken mit Transparenzeffekten vergrößern die Datei. Abflachen hilft, macht aber zukünftiges Bearbeiten schwieriger.

Die Nuklear-Option

Wenn nichts anderes funktioniert und du wirklich eine winzige Datei brauchst, konvertiere jede Seite in ein komprimiertes Bild und baue das PDF aus diesen Bildern neu auf.

Du verlierst die Textauswahl und Durchsuchbarkeit. Aber für eine Meeting-Präsentation, die Leute nur auf dem Bildschirm sehen müssen? Fällt niemandem auf.

Vorbeugen ist einfacher

Wenn du derjenige bist, der das PDF erstellt:

• Bilder vor dem Einfügen verkleinern. Wenn ein Foto im Dokument 800px breit angezeigt wird, verkleinere es vorher auf 800px. Lass nicht die PDF-Software ein 4000px-Original intern herunterskalieren.
• Verwende „Speichern unter" statt „Speichern". Manche PDF-Editoren sammeln gelöschte Inhalte an. „Speichern unter" erstellt eine saubere Datei.
• Wähle die „Minimale Größe"-Exporteinstellungen, wenn dein Tool sie anbietet.
• Verlinke Bilder statt sie einzubetten, wenn möglich, und flache am Ende ab.

Mein tatsächlicher Workflow

Hier ist, was ich mit der 47MB-Datei gemacht habe:

1. Geöffnet, die 8 Anhang-Seiten entfernt → 32MB
2. In einzelne Seiten aufgeteilt
3. Bilder auf jeder Seite mit 85% Qualität komprimiert
4. Wieder zusammengefügt → 8,4MB
5. Ins Portal hochgeladen, mit Luft nach oben

Gesamtzeit: etwa 4 Minuten. Der Kunde hat nie erfahren, dass es ein Problem gab.

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Große PDFs sind eins von diesen Problemen, die nervig wirken, bis du einen Workflow hast. Dann sind es einfach fünf Minuten und erledigt. Speicher dir diese Tools — du wirst sie öfter brauchen, als du denkst.