Dateien verschicken, ohne deinen Job zu riskieren
Praktische Tipps für den Versand von Dokumenten und Bildern, die professionell wirken und auf der anderen Seite auch wirklich geöffnet werden können.
Ein Kollege hat mal einen Vertrag als .pages-Datei an einen Kunden geschickt. Der Kunde war auf Windows. Er konnte sie nicht öffnen.
Der Deal ist nicht am Dateiformat gescheitert. Aber die „Kannst du das nochmal schicken?"-Mail war kein guter Look.
Dateien teilen wirkt einfach, bis es schiefgeht. Hier sind die Fehler, die ich gesehen (und gemacht) habe, und wie du sie vermeidest.
Das Universalformat-Problem
Du hast etwas auf deinem Computer erstellt. Es sieht toll aus auf deinem Computer. Aber die Person, an die du es schickst, hat ein anderes Betriebssystem, andere Software, eine andere Bildschirmgröße.
Dokumente: Immer als PDF schicken, es sei denn, der Empfänger muss die Datei bearbeiten. Word-Dokumente verändern die Formatierung zwischen Versionen. Google-Docs-Links erfordern Berechtigungen. PDFs sehen überall gleich aus.
Bilder: JPEG und PNG funktionieren überall. WebP und HEIC nicht. Wenn du Fotos von einem iPhone schickst, sind die möglicherweise standardmäßig im HEIC-Format — konvertiere vorher zu JPEG.
Tabellen: Wenn der Empfänger die Daten braucht, schicke CSV für einfache Tabellen oder XLSX für komplexe. CSV funktioniert in allem. XLSX funktioniert in fast allem.
Dateigröße: Der unsichtbare Türsteher
Die meisten E-Mail-Anbieter lehnen Anhänge über 25MB ab. Viele Firmen-E-Mail-Systeme begrenzen auf 10MB. Manche auf 5MB.
Deine wunderschöne 30MB-Präsentation? Abgewiesen. Und du bekommst vielleicht nicht mal eine Benachrichtigung.
Vor dem Versand großer Dateien:
- Bilder im Dokument komprimieren. Das allein reicht normalerweise.
- Unnötige Seiten entfernen. Der Anhang mit 15 Referenz-Screenshots wird wahrscheinlich nicht gebraucht.
- Mehrere Dateien zusammenfügen. Zehn einzelne PDFs sind schwerer zu verwalten als eine zusammengefügte Datei.
Wenn die Datei nach der Komprimierung immer noch zu groß ist, verwende einen Filesharing-Dienst statt E-Mail. Aber komprimiere sie trotzdem vorher — niemand will eine 500MB-Datei herunterladen.
Vor dem Versand zusammenfügen
„Hier sind die angeforderten Dateien", gefolgt von 8 separaten Anhängen, ist Kopfschmerzen für den Empfänger. Er muss jeden einzeln herunterladen, die Reihenfolge herausfinden und alle im Blick behalten.
Nimm dir zwei extra Minuten und füge zusammengehörige PDFs in eine einzelne Datei zusammen. Gib ihr einen beschreibenden Namen. Hänge eine Datei statt acht an.
Dateien benennen wie ein Profi
IMG_3847.jpg sagt dem Empfänger nichts.
Dokument1_final_v3_FINAL.pdf ist schlimmer.
Gute Dateinamen sind:
- Beschreibend:
schmidt-vertrag-2026.pdf - Datiert wenn relevant:
quartalsbericht-2026-Q1.pdf - Versioniert wenn nötig:
angebot-v2.pdf(nichtangebot-neu-neueste.pdf) - Keine Leerzeichen: verwende Bindestriche oder Unterstriche (manche Systeme haben Probleme mit Leerzeichen)
Bildauflösung: Dem Zweck anpassen
Wenn jemand ein Bild für eine Präsentation braucht, reichen 1200px Breite. Wenn es für den Druck ist, braucht man das Original in voller Auflösung.
Frag, wofür es gebraucht wird, und passe die Größe entsprechend an. Ein 20MB-Rohfoto zu schicken, wenn eine Folien-Illustration gebraucht wird, verschwendet Zeit und Postfach-Platz für alle.
Die Checkliste vor dem Senden
Bevor du auf Senden drückst:
- Können sie es öffnen? PDF für Dokumente, JPEG/PNG für Bilder
- Ist es unter dem Größenlimit? Komprimieren, wenn nötig
- Ist der Name klar? Beschreibender Dateiname, kein
final_final - Ist es die richtige Version? Nochmal prüfen, bevor du anhängst
- Hast du es selbst geöffnet? Sicherstellen, dass es richtig aussieht
Der letzte Punkt fängt mehr Probleme auf, als du erwarten würdest. Ich habe schon PDFs mit abgeschnittenem Text verschickt, Bilder mit falschem Zuschnitt und einmal eine Excel-Datei, bei der der Tab „interne Notizen" noch sichtbar war.
Niemand bemerkt, wenn Dateien korrekt ankommen. Aber es fällt definitiv auf, wenn sie es nicht tun. Ein paar Minuten Vorbereitung — richtiges Format, vernünftige Größe, klare Benennung — machen den Unterschied zwischen nachlässig und kompetent wirken.