Enviar Archivos Sin Que Te Corran del Trabajo
Consejos prácticos para enviar documentos e imágenes que se vean profesionales y que realmente se abran del otro lado.
Un compañero una vez le mandó un contrato a un cliente como archivo .pages. El cliente usaba Windows. No pudo abrirlo.
El negocio no se cayó por el formato del archivo. Pero el email de "¿puedes volver a mandarlo?" no fue una gran primera impresión.
Compartir archivos parece simple hasta que sale mal. Estos son los errores que he visto (y cometido) y cómo evitarlos.
El Problema del Formato Universal
Creaste algo en tu computadora. Se ve genial en tu computadora. Pero la persona a la que se lo mandas tiene un sistema operativo diferente, software diferente, tamaño de pantalla diferente.
Documentos: Siempre envía como PDF a menos que el destinatario necesite editar el archivo. Los documentos de Word cambian el formato entre versiones. Los enlaces de Google Docs requieren permisos. Los PDFs se ven igual en todos lados.
Imágenes: JPEG y PNG funcionan en todos lados. WebP y HEIC no. Si estás mandando fotos desde un iPhone, podrían estar en formato HEIC por defecto — convierte a JPEG primero.
Hojas de cálculo: Si el destinatario necesita los datos, envía CSV para tablas simples o XLSX para las complejas. CSV funciona en todo. XLSX funciona en casi todo.
Tamaño del Archivo: El Portero Invisible
La mayoría de proveedores de email rechazan adjuntos de más de 25MB. Muchos sistemas de email corporativo los limitan a 10MB. Algunos a 5MB.
¿Tu hermosa presentación de 30MB? Rebotó. Y puede que ni siquiera recibas una notificación.
Antes de enviar archivos grandes:
- Comprime las imágenes dentro del documento. Solo esto generalmente lo soluciona.
- Elimina páginas innecesarias. Ese apéndice con 15 capturas de pantalla de referencia probablemente no se necesita.
- Combina múltiples archivos. Diez PDFs separados son más difíciles de manejar que uno solo combinado.
Si el archivo sigue siendo muy grande después de comprimir, usa un servicio para compartir archivos en vez de email. Pero comprímelo primero de todos modos — nadie quiere descargar un archivo de 500MB tampoco.
Combina Antes de Enviar
"Aquí están los archivos que pediste" seguido de 8 adjuntos separados es un dolor de cabeza para el destinatario. Tiene que descargar cada uno, averiguar el orden y llevar el control de todos.
Tómate dos minutos extra para combinar los PDFs relacionados en un solo archivo. Ponle un nombre descriptivo. Adjunta un archivo en vez de ocho.
Nombrar Archivos Como un Profesional
IMG_3847.jpg no le dice nada al destinatario.
Documento1_final_v3_FINAL.pdf es peor.
Buenos nombres de archivo son:
- Descriptivos:
contrato-garcia-2026.pdf - Con fecha si es relevante:
reporte-trimestral-2026-Q1.pdf - Versionados si es necesario:
propuesta-v2.pdf(nopropuesta-nueva-masnueva.pdf) - Sin espacios: usa guiones o guiones bajos (algunos sistemas manejan mal los espacios)
Resolución de Imagen: Que Coincida con el Propósito
Si alguien necesita una imagen para una presentación, 1200px de ancho es más que suficiente. Si la necesita para impresión, necesita el original a resolución completa.
Pregunta para qué es, y luego redimensiona acorde. Mandar una foto raw de 20MB cuando necesitaban una ilustración para una diapositiva le pierde el tiempo a todos y llena la bandeja de entrada.
La Checklist Antes de Enviar
Antes de darle a enviar:
- ✅ ¿Pueden abrirlo? PDF para documentos, JPEG/PNG para imágenes
- ✅ ¿Está dentro del límite de tamaño? Comprime si es necesario
- ✅ ¿Tiene un nombre claro? Nombre de archivo descriptivo, nada de
final_final - ✅ ¿Es la versión correcta? Verifica dos veces antes de adjuntar
- ✅ ¿Lo abriste tú mismo? Asegúrate de que se vea bien
El último atrapa más problemas de los que esperarías. He mandado PDFs con texto cortado, imágenes con recortes incorrectos, y una vez un archivo Excel con la pestaña de "notas internas" todavía visible.
Nadie nota cuando los archivos llegan correctamente. Pero definitivamente notan cuando no. Unos minutos de preparación — formato correcto, tamaño razonable, nombre claro — es la diferencia entre verse descuidado y verse competente.