Envoyer des fichiers sans se faire virer
Des conseils pratiques pour envoyer des documents et images qui font professionnel et qui s'ouvrent vraiment à l'autre bout.
Un collègue a une fois envoyé un contrat à un client en fichier .pages. Le client était sous Windows. Il ne pouvait pas l'ouvrir.
Le deal n'a pas capoté à cause du format de fichier. Mais le mail « tu peux renvoyer ça ? » n'était pas le meilleur look.
Le partage de fichiers semble simple jusqu'à ce que ça tourne mal. Voici les erreurs que j'ai vues (et faites) et comment les éviter.
Le problème du format universel
Tu as créé quelque chose sur ton ordi. Ça rend super bien sur ton ordi. Mais la personne à qui tu envoies a un système d'exploitation différent, un logiciel différent, une taille d'écran différente.
Documents : Envoie toujours en PDF sauf si le destinataire a besoin de modifier le fichier. Les documents Word changent de mise en forme entre les versions. Les liens Google Docs nécessitent des permissions. Les PDF ont le même rendu partout.
Images : JPEG et PNG marchent partout. WebP et HEIC non. Si tu envoies des photos depuis un iPhone, elles sont peut-être au format HEIC par défaut — convertis en JPEG d'abord.
Tableurs : Si le destinataire a besoin des données, envoie du CSV pour les tableaux simples ou du XLSX pour les plus complexes. Le CSV marche dans tout. Le XLSX marche dans presque tout.
La taille du fichier : le gardien invisible
La plupart des fournisseurs d'email rejettent les pièces jointes de plus de 25MB. Beaucoup de systèmes d'email professionnels plafonnent à 10MB. Certains à 5MB.
Ta belle présentation de 30MB ? Elle a rebondi. Et tu n'as peut-être même pas reçu de notification.
Avant d'envoyer des fichiers volumineux :
- Compresse les images à l'intérieur du document. Rien que ça résout généralement le problème.
- Supprime les pages inutiles. Cette annexe avec 15 captures d'écran de référence n'est probablement pas nécessaire.
- Combine les fichiers multiples. Dix PDF séparés sont plus difficiles à gérer qu'un seul fichier fusionné.
Si le fichier est toujours trop gros après compression, utilise un service de partage de fichiers au lieu de l'email. Mais compresse-le d'abord de toute façon — personne ne veut télécharger un fichier de 500MB non plus.
Fusionne avant d'envoyer
« Voici les fichiers demandés » suivi de 8 pièces jointes séparées, c'est un casse-tête pour le destinataire. Il doit télécharger chacun, trouver l'ordre et garder la trace de tous.
Prends deux minutes de plus pour fusionner les PDF liés en un seul fichier. Donne-lui un nom descriptif. Attache un seul fichier au lieu de huit.
Nommer ses fichiers comme un pro
IMG_3847.jpg ne dit rien au destinataire.
Document1_final_v3_FINAL.pdf c'est pire.
Les bons noms de fichiers sont :
- Descriptifs :
contrat-dupont-2026.pdf - Datés si pertinent :
rapport-trimestriel-2026-T1.pdf - Versionnés si besoin :
proposition-v2.pdf(pasproposition-nouveau-dernier.pdf) - Sans espaces : utilise des tirets ou des underscores (certains systèmes gèrent mal les espaces)
Résolution d'image : adapte-la à l'usage
Si quelqu'un a besoin d'une image pour une présentation, 1200px de large suffit largement. S'il en a besoin pour l'impression, il a besoin de l'original en pleine résolution.
Demande à quoi ça sert, puis redimensionne en conséquence. Envoyer une photo brute de 20MB quand la personne avait besoin d'une illustration de slide fait perdre du temps et de l'espace dans la boîte mail de tout le monde.
La checklist avant envoi
Avant d'appuyer sur envoyer :
- ✅ Est-ce qu'il peut l'ouvrir ? PDF pour les docs, JPEG/PNG pour les images
- ✅ C'est sous la limite de taille ? Compresse si besoin
- ✅ C'est nommé clairement ? Nom de fichier descriptif, pas de
final_final - ✅ C'est la bonne version ? Vérifie deux fois avant d'attacher
- ✅ Tu l'as ouvert toi-même ? Assure-toi que ça rend bien
Ce dernier point attrape plus de problèmes que tu ne le penses. J'ai envoyé des PDF avec du texte coupé, des images mal recadrées, et une fois un fichier Excel avec l'onglet « notes internes » encore visible.
Personne ne remarque quand les fichiers arrivent correctement. Mais tout le monde remarque quand ce n'est pas le cas. Quelques minutes de préparation — le bon format, une taille raisonnable, un nommage clair — c'est la différence entre passer pour quelqu'un de négligent et quelqu'un de compétent.