チームに50MBのPDFをメールするのをやめよう

先月、同僚が47MBのPDFをクライアントにメールしようとするのを見ました。Gmailが拒否しました。そこで彼女はGoogle Driveにアップロード、共有リンクを取得、それを代わりに送りました。

PDFは2枚の写真付きの3ページの契約書でした。

これはリモートチームで常に起こります。PDFが肥大化し、メール添付が失敗し、誰もが本来不要な回避策に時間を無駄にします。

よくあるものの修正方法がこちらです。

「メールが送れない」問題

ほとんどのメールプロバイダーは添付を25MBに制限します。Slackも同様。PDFがその制限に達すると、行き詰まります。

修正はファイルがなぜそんなに大きいかによります：

画像だらけの場合： それらの画像はおそらく印刷解像度（300 DPI）で保存されていて、スクリーン解像度（72-150 DPI）しか必要ないのに。PDFに追加する前に画像を圧縮するか、PDF圧縮ツールを使いましょう。

スキャンの場合： スキャンされたドキュメントはただの画像。10ページのスキャンは簡単に50MBに達します。スキャン解像度を下げるか、PDFを圧縮ツールに通しましょう。

ページ数が多すぎる場合： 分割しましょう。ドキュメント全体ではなく、関連セクションを送りましょう。とにかく誰も200ページをスクロールして、あなたが参照している1つのチャートを見つけたくありません。

「47-52ページが必要」問題

誰かが巨大なレポートを送ってきます。プレゼン用に数ページだけ必要です。どうしますか？

ほとんどの人：各ページをスクリーンショット、PowerPointに貼り付け、ぼやけた画像について謝罪。

より良いアプローチ：必要なページだけを別PDFとして抽出。30秒かかり、プロフェッショナルに見え、ファイルは小さいまま。

逆も機能します。契約から署名ページだけ送る必要がある？30ページの法律テキストを送る代わりに抽出しましょう。

「これら5つのドキュメントを結合」問題

クライアントが複数のメールで要件を送信。上司は会議用に1つのファイルにすべてが欲しい。あなたは持っています：

• project_brief.pdf
• budget_v3_final_FINAL.pdf
• timeline.pdf
• team_org_chart.pdf
• appendix_notes.pdf

すべて印刷して、一緒にスキャンして、75MBの怪物になるかもしれません。あるいは約10秒でデジタルに結合できます。

デジタル結合はファイルを検索可能に保ち、テキストを選択可能にし、サイズを適切に保ちます。

「ページ順が違う」問題

PDFを結合したけど順序が間違っている？ほとんどの結合ツールは保存前にページをドラッグして並べ替えられます。プレビューをチェック、必要なら並べ替え、エクスポート。

ページ削除も同様。ドキュメントをスキャンしたけど1ページが逆さまか空白？すべてを再スキャンする代わりにPDFから削除しましょう。

クイックな勝利

送信前に削減。 5MBのPDFと500KBのPDFは画面上で同一に見えます。小さい方がただ速く読み込まれ、受信トレイを詰まらせません。

ファイルに明確な名前を。 「Document.pdf」は誰の助けにもなりません。「Q4_Budget_Approved_2026-01-15.pdf」は開かずに何か分かります。

プレビューをチェック。 結合または修正されたPDFを送信する前に、スクロールしてチェック。ページが順番通りか、何も欠けていないか、正しく見えるか確認しましょう。

オリジナルを保持。 PDFを圧縮または修正する時、新しいファイルとして保存しましょう。後で印刷用に高解像度版が必要かもしれません。

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ほとんどのPDF問題には簡単な解決策があります。ツールは存在します——無料で、ブラウザで動作し、使うのに数秒かかります。

難しいのは、締め切りの真っ最中でGmailが3回目の添付拒否をした時に、それらが存在することを思い出すことです。