クビにならないファイルの送り方

同僚がクライアントに契約書を.pagesファイルで送ったことがあります。クライアントはWindows。開けませんでした。

ファイル形式のせいで取引が流れたわけではありません。でも「再送してもらえますか？」というメールは、いい印象ではなかったですね。

ファイル共有は、うまくいかなくなるまでは簡単に見えます。見てきた（そしてやらかした）ミスと、避ける方法を紹介します。

ユニバーサルフォーマット問題

自分のPCで何かを作った。自分のPCではキレイに見える。でも送る相手は違うOS、違うソフト、違う画面サイズ。

ドキュメント： 相手が編集する必要がない限り、常にPDFで送る。Wordドキュメントはバージョン間でフォーマットが変わる。Google Docsのリンクは権限が必要。PDFはどこでも同じに見える。

画像： JPEGとPNGはどこでも動く。WebPとHEICは動かない。iPhoneから写真を送る場合、デフォルトでHEIC形式かもしれません——先にJPEGに変換しましょう。

スプレッドシート： 相手がデータを必要としているなら、シンプルな表はCSV、複雑なものはXLSX。CSVは何でも開ける。XLSXはほぼ何でも開ける。

ファイルサイズ：見えない門番

ほとんどのメールプロバイダは25MBを超える添付を拒否します。企業のメールシステムの多くは10MBが上限。5MBのところも。

あの美しい30MBのプレゼン？バウンスされました。しかも通知が来ないかもしれません。

大きなファイルを送る前に：

1. ドキュメント内の画像を圧縮する。 これだけで大抵解決。
2. 不要なページを削除する。 15枚のスクリーンショットがある付録、たぶん必要ない。
3. 複数ファイルをまとめる。 10個のバラバラのPDFは、1つにマージしたファイルより管理が大変。

圧縮しても大きすぎるなら、メールの代わりにファイル共有サービスを使いましょう。でもまず圧縮はしてください——500MBのファイルをダウンロードしたい人はいません。

送る前にマージする

「ご依頼のファイルです」の後に8個の添付ファイルが別々に来るのは、受け取る側にとって頭痛のタネ。全部ダウンロードして、順番を把握して、すべてを管理しなきゃいけない。

2分余分にかけて、関連PDFを1つのファイルにマージしましょう。わかりやすい名前をつけて、8つじゃなく1つのファイルを添付。

プロフェッショナルなファイル命名

IMG_3847.jpg は受け取る側に何も伝えません。

Document1_final_v3_FINAL.pdf はもっと最悪。

良いファイル名は：

• 説明的: smith-contract-2026.pdf
• 日付が関係あるなら入れる: quarterly-report-2026-Q1.pdf
• 必要ならバージョン付き: proposal-v2.pdf（proposal-new-newest.pdf ではなく）
• スペースなし: ハイフンかアンダースコアを使う（スペースをうまく処理できないシステムがある）

画像解像度：用途に合わせる

プレゼン用の画像が必要なら、幅1200pxで十分。印刷用なら、フル解像度のオリジナルが必要。

何に使うか聞いて、それに応じてリサイズする。スライドのイラストが必要な時に20MBの生写真を送るのは、全員の時間と受信箱のスペースの無駄。

送信前チェックリスト

送信ボタンを押す前に：

1. ✅ 相手が開けるか？ ドキュメントはPDF、画像はJPEG/PNG
2. ✅ サイズ制限内か？ 必要なら圧縮
3. ✅ 名前は明確か？ 説明的なファイル名、final_final はダメ
4. ✅ 正しいバージョンか？ 添付前にダブルチェック
5. ✅ 自分で開いてみたか？ ちゃんと見えるか確認

最後の項目、思っている以上に多くの問題をキャッチします。テキストが切れたPDF、トリミングが間違った画像、そして一度、「内部メモ」タブがまだ見えるExcelファイルを送ったことがあります。

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ファイルが正しく届いても誰も気づきません。でも間違って届いたら確実に気づかれます。数分の準備——正しいフォーマット、適切なサイズ、明確な命名——が、「不注意な人」と「きちんとした人」の違いを生みます。