팀에 50MB PDF 이메일 보내기 그만

지난달에 동료가 클라이언트에게 47MB PDF를 이메일로 보내려는 걸 봤어. Gmail이 거부했어. 그래서 Google Drive에 업로드하고, 공유 링크 받고, 대신 그걸 보냈어.

PDF는 두 장의 사진이 있는 3페이지 계약서였어.

이런 일이 원격 팀에서 지속적으로 일어나. PDF가 부풀고, 이메일 첨부파일이 실패하고, 모두가 필요하지 않아야 할 우회책에 시간을 낭비해.

흔한 것들을 고치는 법이야.

"이메일이 안 보내져" 문제

대부분의 이메일 제공자는 25MB로 첨부파일을 제한해. Slack도 비슷해. PDF가 그 한계에 도달하면 막혀.

해결책은 왜 파일이 그렇게 큰지에 달렸어:

이미지로 가득하면: 그 이미지들이 아마 화면 해상도 (72-150 DPI)만 필요한데 인쇄 해상도 (300 DPI)로 저장돼 있을 거야. PDF에 추가하기 전에 이미지를 압축하거나 PDF 압축 도구 써.

스캔이면: 스캔된 문서는 그냥 이미지야. 10페이지 스캔이 쉽게 50MB에 도달할 수 있어. 스캔 해상도를 줄이거나 PDF를 압축기를 통과시켜.

그냥 너무 많은 페이지면: 분할해. 전체 문서 대신 관련 섹션을 보내. 어차피 아무도 네가 참조하는 그 하나의 차트를 찾으려고 200페이지를 스크롤하고 싶어하지 않아.

"47-52페이지가 필요해" 문제

누가 거대한 보고서를 보내. 프레젠테이션을 위해 몇 페이지만 필요해. 어떻게 해?

대부분의 사람: 각 페이지를 스크린샷, PowerPoint에 붙여넣기, 흐릿한 이미지에 대해 사과.

더 나은 접근: 필요한 페이지만 별도 PDF로 추출. 30초 걸리고, 전문적으로 보이고, 파일이 작게 유지돼.

반대도 작동해. 계약서에서 서명 페이지만 보내야 해? 30페이지의 법률 텍스트를 보내는 대신 추출해.

"이 5개 문서 결합해" 문제

클라이언트가 여러 이메일로 요구사항을 보내. 보스가 회의를 위해 하나의 파일로 모든 걸 원해. 가진 거:

• project_brief.pdf
• budget_v3_final_FINAL.pdf
• timeline.pdf
• team_org_chart.pdf
• appendix_notes.pdf

모두 인쇄하고, 함께 스캔하고, 75MB 괴물이 될 수도. 아니면 약 10초 안에 디지털로 병합할 수도.

디지털 병합은 파일을 검색 가능하게, 텍스트를 선택 가능하게, 크기를 합리적으로 유지해.

"페이지 순서가 틀려" 문제

PDF를 병합했는데 순서가 틀려? 대부분의 병합 도구가 저장 전에 페이지를 드래그해서 정리하게 해줘. 미리보기 확인하고, 필요하면 재배열하고, 그다음 내보내.

페이지 제거도 마찬가지야. 문서를 스캔했는데 한 페이지가 거꾸로이거나 빈 거야? 모든 걸 재스캔하는 대신 PDF에서 삭제해.

빠른 성과

보내기 전 줄여. 5MB PDF와 500KB PDF는 화면에서 똑같이 보여. 작은 게 그냥 더 빠르게 로드되고 받은편지함을 막지 않아.

파일 이름을 명확히. "Document.pdf"는 아무도 도와주지 않아. "Q4_Budget_Approved_2026-01-15.pdf"는 열지 않고도 뭔지 알려줘.

미리보기 확인. 병합되거나 수정된 PDF를 보내기 전에 스크롤해. 페이지가 순서대로인지, 빠진 게 없는지, 제대로 보이는지 확인해.

원본 유지. PDF를 압축하거나 수정할 때 새 파일로 저장해. 나중에 인쇄용 고해상도 버전이 필요할 수 있어.

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대부분의 PDF 문제엔 간단한 해결책이 있어. 도구가 존재해—무료고, 브라우저에서 작동하고, 사용하는 데 초가 걸려.

어려운 부분은 마감에 쫓기는 중이고 Gmail이 세 번째로 첨부파일을 거부했을 때 그게 존재한다는 걸 기억하는 거야.