잘리지 않는 파일 보내기

동료가 한번은 계약서를 .pages 파일로 클라이언트에게 보냈어. 클라이언트는 Windows였어. 열 수가 없었어.

파일 포맷 때문에 거래가 깨진 건 아니야. 근데 "다시 보내줄 수 있나요?" 메일은 좋은 인상은 아니었지.

파일 공유는 잘못되기 전까지는 간단해 보여. 내가 봤고 (또 직접 했던) 실수들이랑 피하는 법을 정리해볼게.

범용 포맷 문제

내 컴퓨터에서 뭔가 만들었어. 내 컴퓨터에선 멋져 보여. 근데 받는 사람은 다른 운영체제, 다른 소프트웨어, 다른 화면 크기를 쓰고 있어.

문서: 상대방이 편집해야 하는 게 아니면 항상 PDF로 보내. Word 문서는 버전마다 서식이 바뀌어. Google Docs 링크는 권한이 필요해. PDF는 어디서든 똑같이 보여.

이미지: JPEG와 PNG는 어디서든 돼. WebP와 HEIC는 안 그래. 아이폰에서 보낸 사진은 기본이 HEIC일 수 있어 — 먼저 JPEG로 변환해.

스프레드시트: 상대방이 데이터가 필요하면 간단한 테이블은 CSV, 복잡한 건 XLSX로 보내. CSV는 뭘로든 열려. XLSX는 거의 다 열려.

파일 크기: 보이지 않는 문지기

대부분의 이메일 제공자는 25MB 이상 첨부파일을 거부해. 회사 이메일 시스템 중엔 10MB에서 잘리는 것도 많아. 5MB인 것도 있어.

30MB짜리 멋진 프레젠테이션? 반송됐어. 그리고 알림조차 못 받을 수도 있어.

큰 파일 보내기 전에:

1. 문서 안의 이미지를 압축해. 이것만으로도 보통 해결돼.
2. 불필요한 페이지를 빼. 참고 스크린샷 15장 있는 부록은 아마 필요 없어.
3. 여러 파일을 합쳐. 별도의 PDF 10개는 합친 파일 1개보다 관리하기 어려워.

압축 후에도 여전히 크면, 이메일 대신 파일 공유 서비스를 써. 근데 어차피 먼저 압축해 — 500MB 파일 다운로드하고 싶은 사람은 없어.

보내기 전에 합쳐

"요청하신 파일입니다" 다음에 첨부파일 8개는 받는 사람한테 두통이야. 하나씩 다운로드하고, 순서 파악하고, 다 관리해야 해.

2분만 더 투자해서 관련 PDF를 하나로 합쳐. 설명적인 이름을 지어. 8개 대신 파일 1개를 첨부해.

전문적인 파일 이름 짓기

IMG_3847.jpg는 받는 사람에게 아무 정보도 안 줘.

Document1_final_v3_FINAL.pdf는 더 심해.

좋은 파일 이름:

• 설명적: smith-contract-2026.pdf
• 날짜가 필요하면: quarterly-report-2026-Q1.pdf
• 버전이 필요하면: proposal-v2.pdf (proposal-new-newest.pdf 말고)
• 공백 없이: 하이픈이나 언더스코어 사용 (일부 시스템이 공백을 잘 처리 못 해)

이미지 해상도: 용도에 맞게

프레젠테이션용 이미지가 필요하면 1200px 너비면 충분해. 인쇄용이면 원본 해상도가 필요해.

용도를 물어보고, 그에 맞게 리사이즈해. 슬라이드 삽화가 필요한데 20MB 원본 사진을 보내는 건 모두의 시간과 메일함 공간을 낭비하는 거야.

보내기 전 체크리스트

전송 버튼 누르기 전에:

1. ✅ 상대방이 열 수 있어? 문서는 PDF, 이미지는 JPEG/PNG
2. ✅ 크기 제한 이내야? 필요하면 압축해
3. ✅ 이름이 명확해? 설명적인 파일명, final_final 안 돼
4. ✅ 맞는 버전이야? 첨부 전에 더블체크
5. ✅ 직접 열어봤어? 제대로 보이는지 확인

마지막 거는 생각보다 많은 문제를 잡아. 텍스트가 잘린 PDF, 크롭이 잘못된 이미지, 한번은 "내부 메모" 탭이 그대로 보이는 엑셀 파일을 보낸 적도 있어.

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파일이 제대로 도착하면 아무도 신경 안 써. 근데 안 그러면 확실히 눈에 띄어. 몇 분의 준비 — 맞는 포맷, 합리적인 크기, 명확한 이름 — 가 부주의해 보이는 것과 유능해 보이는 것의 차이야.