发文件不翻车指南

有个同事曾经给客户发了一个.pages文件的合同。客户用的是Windows。打不开。

合同没有因为文件格式黄掉。但那封"你能重新发一下吗？"的邮件确实不太好看。

文件分享看起来很简单，直到出了问题。以下是我见过（和犯过）的错误，以及怎么避免。

通用格式问题

你在你的电脑上做了一个东西。在你的电脑上看起来很棒。但收件人用的是不同的操作系统、不同的软件、不同的屏幕尺寸。

文档： 除非对方需要编辑，否则一律发PDF。Word文档在不同版本之间格式会变。Google Docs链接需要权限。PDF在哪里看起来都一样。

图片： JPEG和PNG到处都能用。WebP和HEIC不行。如果你发的是iPhone拍的照片，默认格式可能是HEIC——先转成JPEG。

表格： 如果对方需要数据，简单表格发CSV，复杂的发XLSX。CSV在什么软件里都能打开。XLSX在几乎所有软件里都能打开。

文件大小：看不见的守门员

大多数邮箱对附件大小限制25MB。很多企业邮箱上限10MB。有些只有5MB。

你漂亮的30MB演示文稿？被退回了。而且你可能连通知都收不到。

发大文件之前：

1. 压缩文档中的图片。 光这一步通常就能解决问题。
2. 删掉不必要的页面。 那个有15张参考截图的附录大概率没人看。
3. 合并多个文件。 十个单独的PDF比一个合并的文件难管理得多。

如果压缩后文件还是太大，就用文件分享服务而不是邮件。但还是先压缩——没人想下载一个500MB的文件。

发之前先合并

"这是你要的文件"然后附了8个单独的附件，对收件人来说就是灾难。他们得一个个下载，搞清楚顺序，还得记住所有文件。

多花两分钟把相关的PDF合并成一个文件。起个描述性的名字。发一个附件而不是八个。

像专业人士一样命名文件

IMG_3847.jpg什么也没告诉收件人。

Document1_final_v3_FINAL.pdf更糟糕。

好的文件名：

• 描述性的：smith-contract-2026.pdf
• 需要的话加日期：quarterly-report-2026-Q1.pdf
• 需要的话加版本号：proposal-v2.pdf（不是proposal-new-newest.pdf）
• 不用空格：用连字符或下划线（有些系统处理空格有问题）

图片分辨率：匹配用途

如果对方需要一张图做演示文稿，1200px宽就够了。如果要用于印刷，他们需要全分辨率原图。

问清楚用途，然后按需调整大小。对方只需要一张幻灯片配图，你发了个20MB的原始照片，浪费大家的时间和收件箱空间。

发送前检查清单

点发送之前：

1. 对方能打开吗？ 文档用PDF，图片用JPEG/PNG
2. 大小在限制内吗？ 需要的话先压缩
3. 文件名清楚吗？ 描述性的文件名，别用final_final
4. 是正确的版本吗？ 附件前再检查一遍
5. 你自己打开看过吗？ 确认显示正确

最后一条抓到的问题比你想象的多。我发过文字被截断的PDF、裁剪错误的图片，还有一次发了一个"内部备注"标签页还在的Excel文件。

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文件发对了没人注意。但发错了大家一定注意。几分钟的准备——正确的格式、合理的大小、清楚的命名——就是看起来马虎和看起来靠谱之间的区别。