停止向你的團隊發送 50MB 的 PDF

上個月我看到一個同事試圖將 47MB 的 PDF 發送給客戶。Gmail 拒絕了它。所以她將它上傳到 Google Drive,獲得了一個分享連結,然後發送了那個。

這個 PDF 是一份帶有兩張照片的 3 頁合約。

這在遠端團隊中經常發生。PDF 變得臃腫,電子郵件附件失敗,每個人都在不應該必要的解決方法上浪費時間。

這是如何修復常見的問題。

「電子郵件不會發送」問題

大多數電子郵件提供商將附件限制在 25MB。Slack 也類似。當你的 PDF 達到該限制時,你就被卡住了。

修復取決於檔案為什麼這麼大:

如果它充滿了圖片: 這些圖片可能以列印解析度(300 DPI)儲存,而你只需要螢幕解析度(72-150 DPI)。在將它們添加到 PDF 之前壓縮圖片,或使用 PDF 壓縮工具。

如果它是掃描的: 掃描的文件只是圖片。一個 10 頁的掃描可以輕鬆達到 50MB。降低掃描解析度或通過壓縮器運行 PDF。

如果它只是太多頁: 分割它。發送相關區段而不是整個文件。反正沒人想滾動 200 頁來找到你引用的那張圖表。

「我需要第 47-52 頁」問題

有人寄給你一份大報告。你只需要幾頁用於你的簡報。你怎麼做?

大多數人:截圖每一頁,貼到 PowerPoint,為模糊的圖片道歉。

更好的方法:只提取你需要的頁面作為單獨的 PDF。花 30 秒,看起來專業,檔案保持小。

反過來也有效。只需要從合約中發送簽名頁?提取它而不是發送 30 頁的法律文字。

「合併這 5 個文件」問題

客戶透過多封電子郵件發送需求。老闆希望會議的所有東西在一個檔案中。你有:

• project_brief.pdf
• budget_v3_final_FINAL.pdf
• timeline.pdf
• team_org_chart.pdf
• appendix_notes.pdf

你可以列印它們全部,一起掃描,最終得到一個 75MB 的怪物。或者你可以在大約 10 秒內數位合併它們。

數位合併保持檔案可搜尋,文字可選取,大小合理。

「錯誤的頁面順序」問題

合併了你的 PDF 但它們的順序錯了?大多數合併工具讓你在儲存前拖動頁面。檢查預覽,如果需要重新排列,然後匯出。

移除頁面也是一樣。掃描了一個文件但一頁是顛倒的或空白的?從 PDF 中刪除它而不是重新掃描所有東西。

快速成功

發送前減少。 一個 5MB 的 PDF 和一個 500KB 的 PDF 在螢幕上看起來相同。較小的那個只是載入更快,不會堵塞收件箱。

清楚地命名檔案。「Document.pdf」對誰都沒幫助。「Q4_Budget_Approved_2026-01-15.pdf」告訴人們它是什麼而不用打開它。

檢查預覽。 在發送合併或修改的 PDF 之前,滾動瀏覽它。確保頁面按順序排列,沒有缺失任何東西,看起來正確。

保留原檔。 當你壓縮或修改 PDF 時,將它儲存為新檔案。你可能稍後需要高解析度版本用於列印。

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大多數 PDF 問題都有簡單的解決方案。工具存在——它們是免費的,它們在你的瀏覽器中工作,它們花幾秒鐘使用。

困難的部分是在你處於截止日期中間而 Gmail 第三次拒絕你的附件時記住它們的存在。