完整的 PDF 工作流程：建立、分割、合併與擷取
處理真實工作場景中 PDF 所需的一切——從建立報告到分割章節再到合併合約。
PDF 無處不在。合約、發票、報告、簡報、手冊。而且任務從來不只是「讀這份 PDF」。總是「從這份取第 3-7 頁，跟那份合在一起，然後把整份轉成圖片放到投影片裡」。
以下是如何處理所有常見 PDF 工作流程，而不需要安裝桌面軟體。
建立 PDF：從 HTML 開始
產生 PDF 最乾淨的方式是從 HTML 開始。你可以控制版面、字型、間距。它看起來完全就是你設計的樣子。
這就是大多數現代發票、報告和文件系統的運作方式。把它做成網頁，轉換為 PDF。
使用場景：含有動態資料的月報、有計算總額的發票、品牌一致的文件。如果你能用 HTML 做出來，你就能做成 PDF。
專業提示：使用列印專用的 CSS（@media print）來控制分頁、隱藏導航元素和調整邊距。PDF 輸出會遵守這些規則。
分割 PDF：擷取你需要的部分
一份 200 頁的手冊。你需要第 3 章（第 45-72 頁）。沒有人需要下載整份文件。
或者一份掃描文件，第 1-2 頁是封面和目錄，第 3-10 頁才是實際內容。把有用的部分分出來。
常見的分割場景：
- 章節擷取：從書籍或手冊中取出特定頁面範圍
- 表單隔離：從多表單文件中擷取單一表單
- 縮小大小：將大型 PDF 分成較小的、適合電子郵件的區塊（每塊低於 10 MB）
- 內容分離：將合併的掃描件分成個別文件
合併 PDF：合為一體
相反的問題：你有五份獨立的文件需要變成一份。
這種情況在現實中不斷出現：
- 合約包：保密協議 + 合約 + 附錄 + 簽名頁合成一個檔案
- 申請包：履歷 + 求職信 + 推薦信 + 作品集
- 報告彙編：不同部門的月報合成季度摘要
- 會議準備：議程 + 上次會議記錄 + 輔助文件
合併順序很重要。想想別人會如何閱讀合併後的文件，然後相應地安排頁面。
擷取圖片：PDF 轉圖片
有時你需要把 PDF 頁面當作圖片使用。簡報、社群媒體貼文、縮圖，或嵌入到無法使用 PDF 閱讀器的網頁中。
PDF 轉圖片轉換器會給你每頁的 PNG 或 JPEG 版本。高解析度用於列印，低解析度用於網頁——根據用途匹配輸出。
常見使用場景：
- 簡報投影片：將 PDF 報告中的圖表或圖示放入你的投影片
- 社群媒體：以圖片貼文分享特定頁面或引文
- 網頁縮圖：顯示可下載文件的預覽
- 歸檔：將舊 PDF 轉換為圖片格式，用於不處理 PDF 的長期儲存系統
真實工作流程：季度報告
以下是這些工具如何在真實商業場景中串聯在一起：
- 建立：用即時資料以 HTML 建構每個部分的報告，然後轉換為 PDF
- 分割：團隊提交了一份合併文件——擷取僅相關的頁面
- 合併：將執行摘要、財務資料、團隊報告和附錄合併成一個檔案
- 擷取：將關鍵圖表轉換為圖片，用於董事會簡報
四個工具，一個工作流程，過去用桌面軟體要花一小時的流程，現在十分鐘就搞定。
真實工作流程：客戶入職包
另一個常見的場景：
- 建立：從 HTML 範本產生個人化歡迎信（HTML 轉 PDF）
- 合併：將歡迎信 + 服務合約 + 隱私政策 + 入職檢查清單合併
- 分割：客戶簽名並寄回後，擷取簽名合約作為你的記錄
- 擷取：將簽名頁轉換為圖片，存入你的 CRM
更好的 PDF 小技巧
頁面大小很重要：A4 和 Letter 看似差異不大，直到你的頁尾被裁掉。了解你的讀者使用哪種紙張標準。
壓縮很重要：含有圖片的掃描 PDF 可能非常大。一份 50 頁的掃描合約可能是 80 MB。太大無法用電子郵件發送，雲端儲存也太慢。
命名慣例：當你在合併和分割時，檔案名稱就是你的救命索。Q4-2025-financial-report-final-v2-FINAL.pdf 不是命名慣例——那是在求救。使用日期和描述性名稱。
PDF 不會消失。每個企業都依賴它們運作。痛苦的 PDF 工作流程和順暢的之間的差別，在於將正確的工具以正確的順序串聯起來。建立、分割、合併、擷取——四個操作涵蓋了你需要對 PDF 做的 90% 的事情。