寄檔案寄到不會被開除的方法
關於寄文件和圖片的實用建議，讓它們看起來專業，而且對方真的打得開。
有個同事曾經把合約用 .pages 檔寄給客戶。客戶用的是 Windows。打不開。
生意不是因為檔案格式搞砸的。但那封「可以重寄一次嗎？」的信確實不太好看。
分享檔案看起來很簡單，直到出問題。以下是我看過（也犯過）的錯誤，以及怎麼避免。
通用格式的問題
你在你的電腦上做了一個東西。在你的電腦上看起來很棒。但收到的人用不同的作業系統、不同的軟體、不同的螢幕大小。
文件： 除非對方需要編輯，否則一律寄 PDF。Word 文件在不同版本之間會跑版。Google Docs 連結需要權限。PDF 在哪裡看起來都一樣。
圖片： JPEG 和 PNG 什麼地方都能開。WebP 和 HEIC 就不一定了。如果你要寄 iPhone 拍的照片，它們預設可能是 HEIC 格式——先轉成 JPEG。
試算表： 如果對方需要資料，簡單的表格寄 CSV，複雜的寄 XLSX。CSV 什麼都能開。XLSX 幾乎什麼都能開。
檔案大小：看不見的守門員
大多數 email 供應商會擋超過 25MB 的附件。很多企業 email 系統上限是 10MB。有些是 5MB。
你那個漂亮的 30MB 簡報？被退回了。而且你可能連通知都不會收到。
寄大檔案之前：
- 壓縮文件裡的圖片。 光這樣通常就能解決。
- 移除不必要的頁面。 那個有 15 張參考截圖的附錄大概沒有人需要。
- 合併多個檔案。 十個分開的 PDF 比一個合併的檔案難管理多了。
如果壓縮後檔案還是太大，改用檔案分享服務而不是 email。但先壓縮——沒人想下載一個 500MB 的檔案。
寄出前先合併
「這是你要的檔案」然後附 8 個獨立的附件，對收件者來說是一場惡夢。他們要一個一個下載、搞清楚順序、追蹤所有檔案。
多花兩分鐘把相關的 PDF 合併成一個檔案。取一個有意義的名字。附一個檔案而不是八個。
像專業人士一樣命名檔案
IMG_3847.jpg 什麼都沒告訴收件者。
Document1_final_v3_FINAL.pdf 更慘。
好的檔案名稱是：
- 有描述性的：
smith-contract-2026.pdf - 需要的話加日期：
quarterly-report-2026-Q1.pdf - 需要的話加版本：
proposal-v2.pdf（不是proposal-new-newest.pdf） - 不要有空格：用連字號或底線（有些系統處理空格會出問題）
圖片解析度：配合用途
如果對方需要圖片做簡報，寬 1200px 就夠了。如果需要印刷，就需要全解析度的原圖。
問清楚用途，然後依需求調整大小。當對方只需要一張投影片插圖時，寄一張 20MB 的原始照片是在浪費所有人的時間和信箱空間。
寄出前清單
在按下傳送之前：
- ✅ 對方打得開嗎？ 文件用 PDF、圖片用 JPEG/PNG
- ✅ 在大小限制內嗎？ 需要的話就壓縮
- ✅ 名字清楚嗎？ 有描述性的檔名，不要
final_final - ✅ 版本對嗎？ 附檔前再確認一次
- ✅ 你自己打開看過嗎？ 確認看起來沒問題
最後一項能抓到的問題比你想的還多。我寄過文字被截斷的 PDF、裁切錯的圖片，還有一次寄了一個「內部備註」分頁還在的 Excel 檔。
沒有人會注意到檔案正確送達。但他們絕對會注意到沒有。花幾分鐘準備——正確的格式、合理的大小、清楚的命名——就是看起來粗心大意和看起來專業之間的差別。